Online jaarverslag maken

1. Voor wie schrijf je het verslag?
2. Wat moet er in een jaarverslag staan?
3. Hoe stel je het verslag samen?
4. Hoe zorg je voor een groot bereik van je jaarverslag?

Je schrijft je verslag voor je stakeholders. Wie dat zijn, dat verschilt natuurlijk per organisatie. Maar denk aan onder andere de overheid, je aandeelhouders, (potentiële) investeerders, leveranciers, donateurs, familieleden van cliënten, huurders, journalisten en nog veel meer. In je jaarverslag rapporteer je aan je stakeholders op een transparante manier over de activiteiten en de financiële situatie van je organisatie. De overheid wil bijvoorbeeld weten of de subsidies goed besteed worden. Je investeerders en donateurs willen zien wat er met hun geld gebeurd is. Potentiële investeerders willen bepalen of ze met jou in zee willen gaan. Familieleden van cliënten willen zien wat je gedaan hebt en gaat doen om de meest optimale zorg te leveren. Huurders willen zien waar het geld van de huur(verhoging) naartoe gaat. En journalisten zijn altijd op zoek naar achtergrondinformatie (of een scoop).

Een jaarverslag bestaat uit in ieder geval de jaarrekening en het bestuursverslag. De jaarrekening bestaat uit een balans, winst- en verliesrekening en een kasstroomoverzicht plus een toelichting op alle posten. De basis van de jaarrekening is voor alle organisaties ongeveer gelijk.

Bestuursverslagen kom je in verschillende soorten en maten tegen. Per type organisatie zijn er andere onderwerpen om over te rapporteren. Zijn er dan geen regels? Zeker wel. De Raad voor de Jaarverslaglegging heeft op basis van de wettelijke eisen de volgende lijst samengesteld met onderwerpen die in een bestuursverslag horen:

Beschrijf de doelstellingen van je organisatie, het werkgebied en de kernactiviteiten die daarbij horen.

In het bestuursverslag geef je een toelichting op de financiële ontwikkelingen van het afgelopen jaar. Hierin verwijs je ook naar de jaarrekening waarin deze informatie verder gespecificeerd wordt.

Hier geef je aan of er maatregelen genomen zijn om de cultuur te beïnvloeden of het gedrag en de motivatie medewerkers te veranderen.

Dit gaat specifiek over de financiële risico’s die je loopt. Welke zijn dat? En welke maatregelen neem je om toch alle lasten te kunnen betalen en financieel gezond te blijven?

Zijn er gedragscodes die je als organisatie naleeft? Neem dan een link op naar die gedragscode en doe verslag van de naleving hiervan.

Welke ontwikkelingen verwacht je in de komende jaren? Verwacht je te gaan groeien, ga je nieuwe producten lanceren of zorgt bepaalde regelgeving voor veranderingen? Dit jaar beschrijf je je verwachtingen en volgend jaar blik je hierop terug (zie ook punt 1).

Afhankelijk van je type organisatie of de wensen van je stakeholders kunnen er nog andere onderwerpen belangrijk zijn in je jaarverslag. Zo zijn er onder andere aanvullende eisen voor beursgenoteerde bedrijven en zijn er specifieke eisen voor bepaalde branches.

Goed om te weten: dit is een opsomming van de onderwerpen die aan bod moeten komen als ze van toepassing zijn op jouw organisatie. Het is geen hoofdstukindeling. Je hebt zelf de vrijheid om het bestuursverslag naar eigen smaak in te richten, zolang alle vereiste onderdelen maar aan bod komen. Houd bij het maken van je hoofdstukindeling en het beschrijven van de onderwerpen ook je stakeholders/doelgroepen in gedachten. Zorg ervoor dat zij gemakkelijk de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben.

Je weet nu wat er in een jaarverslag moet staan. Het zijn uiteenlopende onderwerpen waarvoor de informatie uit alle hoeken van de organisatie komt. En dus zijn er veel afdelingen en collega’s betrokken bij het maken van het document. Hoe krijg je de informatie van al die afdelingen en collega’s in een verslag? En ook nog eens op tijd? In dit hoofdstuk helpen we je stap voor stap op weg.

De onderwerpen die we in het vorige hoofdstuk hebben opgesomd, hoeven niet per se als aparte hoofdstukken in je verslag te staan. Ook mag je onderwerpen samenvoegen in een hoofdstuk. Bepaal welke onderwerpen je samenvoegt in een hoofdstuk en stel dan de volgorde van de hoofdstukken vast. Dit is het skelet van je verslag.

Nu je de hoofdstukindeling hebt gemaakt, breng je in kaart wie er verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de hoofdstukken. Wie moet welke informatie aanleveren? En moeten zij zelf de desbetreffende hoofdstukken schrijven? Of leveren zij alleen informatie aan waar de tekstschrijver mee aan de slag gaat? Afhankelijk van wie de teksten schrijft, bepaal je de deadline voor het aanleveren van de content door de verschillende collega’s/afdelingen.

Als je met een tekstschrijver werkt, dan voert deze waarschijnlijk ook de eindredactie. Schrijven alle collega’s hun eigen hoofdstukken zelf, dan moet iemand deze samenvoegen en redigeren zodat er eenheid in het document komt. Houd hier ook rekening mee in je planning.

Wie zorgt ervoor dat het document samengevoegd wordt? Doe je dit zelf of schakel je hiervoor een designer in? En hoe zit het met afbeeldingen, grafieken en het voor- en achterblad? Gebruik je daarvoor materiaal uit jullie beeldbank of moeten er nieuwe designs gemaakt worden? Ook dit verwerk je natuurlijk in je planning. 

Let op bij last-minute aanpassingen! Onze ervaring is dat in bijna elk jaarverslag, en dan vooral in de jaarrekening, tot op het laatste moment aanpassingen komen. Heeft je designer de teksten in het verslag gezet, dan zal diegene de laatste aanpassingen zelf moeten verwerken. Maak afspraken met de designer over zijn/haar beschikbaarheid rond de deadlines voor je jaarverslag. Of zorg ervoor dat je de teksten zelf kunt aanpassen.

Op wat voor manier bied je je jaarverslag aan? Wordt het een online verslag, een pdf of wordt het document gedrukt? Of een combinatie van deze drie? Inventariseer dan wat je nodig hebt voor deze vormen. Voor een online versie heb je bijvoorbeeld een domeinnaam nodig. En voor een geprinte versie is het belangrijk dat je weet hoeveel tijd de drukker nodig heeft.

DeadlineS? Meer dan 1? Ja, bij het maken van een jaarverslag heb je vaak meerdere deadlines. Allereerst is er natuurlijk de datum waarop het verslag gedeponeerd moet worden. Maar daarvoor moeten het bestuursverslag en de jaarrekening ook intern goedgekeurd worden. Maak dus een inventarisatie voor alle interne deadlines. Denk bijvoorbeeld aan:

• accountantscontrole,
• controle door de Raad van Toezicht,
• controle door de Raad van Commissarissen.

Als je al deze punten/vragen bij langs gaat, heb je alle input voor je planning. Daarin zet je alle taken per persoon en alle deadlines. Zo weet je zeker dat je niks mist en het verslag op tijd indient.

Tip: Neem ook ruimte voor uitloop mee in je planning. Zo zorg je ervoor dat je bij onvoorziene omstandigheden toch de deadlines haalt.

Als je de planning klaar hebt, zul je zien dat een beetje jaarverslag al snel 3 tot 6 maanden in beslag neemt. Maar als je dit de eerste keer goed aanpakt, heb je voor de volgende jaren een goed draaiboek, waarmee je het proces efficiënter kunt maken.

Als je zoveel tijd steekt in het jaarverslag, dan wil je er natuurlijk ook het maximale uit halen. In dit hoofdstuk geven we je daarom 5 tips voor het vergroten van het bereik van je jaarverslag.

Behandel het jaarverslag net als alle andere communicatie uitingen. Daarbij denk je vooraf na over je doelgroepen en je boodschap. Voor het jaarverslag is dat net zo goed belangrijk. Je jaarverslag bestaat uit verschillende hoofdstukken die elk voor andere doelgroepen interessant zijn. Bepaal dus per hoofdstuk voor welke doelgroep/stakeholder(s) die specifieke content relevant is en pas de inhoud daarop aan.

Steeds meer jaarverslagen worden digitaal gepubliceerd. En dat geeft je de mogelijkheid om extra elementen toe te voegen aan je jaarverslag. Denk aan een video, een interactieve infographic of een afbeeldingvergelijker. Maak gebruik van deze elementen om het jaarverslag interactiever te maken en dus aantrekkelijker om te lezen. Maar vergeet ook de gewone afbeeldingen niet. Goede foto’s zijn nog steeds een belangrijke aanvulling op je teksten en maken het verslag leesbaarder.
Hieronder zie je een voorbeeld van een interactieve tijdlijn in het verslag van Cosis:

Mensen houden van verhalen. Daarom is storytelling in marketing ook zo populair. En voor je jaarverslag geldt dat natuurlijk ook. Dus, vertel het verhaal achter de cijfers. Bijvoorbeeld door middel van een interview of video. Of maak een verhaal in de vorm van een tijdlijn.

Het vorige punt ging over verhalen. Idee: laat je stakeholders deze verhalen vertellen. Je medewerkers, cliënten, huurders, klanten, verzin het maar. Als zij in het jaarverslag staan met een mooi verhaal, gaan ze dit verhaal, en dus je verslag, ook online delen met hun familie en vrienden. Zo creëer je ambassadeurs voor je jaarverslag.

Elk verhaal of interactief element in je jaarverslag leent zich voor een social media post met een link naar je jaarverslag. Denk bijvoorbeeld aan een tijdlijn, een infographic, of, daar is hij weer, een interview. Houd bij het maken van je jaarverslag dus alvast rekening met de kans om hier een social media post van te maken. 

Voor een PDF- en printversie is het natuurlijk lastig om te zien hoeveel mensen het jaarverslag lezen, maar bij een online jaarverslag houd je eenvoudig de statistieken bij. Gebruik Piwik, Google Analytics of een soortgelijk programma om de bezoekersstatistieken te meten. Op basis van die statistieken zie je wat goed werkt en wat je volgend jaar kunt verbeteren. Meet ook waar je bezoekers vandaan komen. Door UTM-codes toe te voegen aan de links die je op verschillende plekken deelt, zie je precies via welk kanaal en welke post je bezoekers binnenkomen.