11 tips voor Excel-bestanden in Reporting bij het maken van de jaarrekening

Het beste is om de standaard getal notatie van Excel te gebruiken (Getal > Aantal decimalen 0, Scheidingstekens voor duizendtallen aan, Negatieve getallen optie 3 (-1.234). Het is mogelijk om een aangepaste getal-notatie te gebruiken, maar daarvoor dient er een maatwerk-aanpassing in uw installatie te worden gedaan (= meerwerk).

Vaak worden in Excel-sheets "aangepaste getal weergave" ingesteld voor het anders weergeven van de waarde "0" en negatieve getallen. Standaard laat reporting de waarde "0" als "0" zien (dus geen "-")  en wordt er voor een negatief getal een "-" geplaatst. 

Voor het verbeteren van de leesbaarheid is het beter om getallen in Excel rechts uit te lijnen. Dit wordt automatisch door Reporting overgenomen. 

Wil je dat een bepaalde cel in een tabel een onderrand, dubbele onderrand en/of bovenrand krijgt? Stel dit dan in bij de cel-eigenschappen in Excel. Gebruik niet de functie van "onderlijning" van de tekst. 

Pas geen randen toe op cellen waar je niet wil dat deze in het jaarverslag (online en PDF) getoond worden. Ze bijvoorbeeld niet een buitenrand om alle tabellen van de jaarrekening heen. Dit wordt uiteindelijk niet mooi. 

Door zo min mogelijk kolommen te gebruiken worden getallen en tekst veel leesbaarder. Soms zetten mensen de totalen in een aparte kolom (zie onderstaand voorbeeld). Wij raden dat af.

In Reporting kun je overigens zelf de kolombreedtes definiëren, maar grote getallen (bijv. 1.485.104.239) zullen toch altijd op 1 regel getoond moeten worden. Daar moet wel de ruimte voor zijn. Deze getallen kun je niet afbreken.

In Reporting worden zinnen en woorden die te lang zijn om op 1 regel in een tabel te tonen automatisch afgebroken. Doe dit niet zelf in het Excel-bestand al door teksten op 2 verschillende regels te zetten. 

Vaak wordt de datum boven de kolommen als 31-12-2017 getoond. Als je wil dat deze goed wordt getoond (dus niet op de Amerikaanse manier: 12-31-2017) zul je de juiste datumnotatie moeten gebruiken in Excel. Selecteer de cel waar de datum in staat en kies: Rechter muisknop > Cellen opmaken > Getal > Datum > 14-03-01. Dat is de 4e optie. Kies dus niet de eerste optie "*14-03-01".

Het is ook mogelijk om een cel in Excel aan te passen zodat deze altijd als tekst wordt geïnterpreteerd. Die doe je door voor de waarde van de cel een ' (apostrof) te plaatsen. Excel zal de cel dan als tekst formatteren en geen automatische formats over de cel zetten. Zo kun je bijv. een datumnotatie als 31-12-2017 krijgen in plaats van de standaard: 31/12/2017. 

Het is beter om geen randen op de cellen in de header van een tabel te gebruiken (waar vaak de jaartallen staan). In Reporting kan namelijk een uniforme opmaak worden toegepast op alle eerste rijen van tabellen en dat ziet er strakker/mooier uit dan de randen vanuit Excel.

Soms zetten gebruikers een witte achtergrondkleur op alle cellen in een tabel. Dit doen ze om de rasterlijnen te verbergen die Excel standaard laat zien. Doe dit niet als je ook niet echt wilt dat er een achtergrondkleur wordt getoond in de tabel. De rasterlijnen die Excel standaard laat zien worden door Reporting niet overgenomen en het is dus niet nodig om een achtergrondkleur in te stellen om deze te verbergen in het jaarverslag. 

Het meest mooie is wanneer alle verschillende onderdelen in de tabellen van een jaarrekening op een consistente manier worden getoond. Dus niet op de ene plek een subtotaal onderstreept weergeven en in een andere tabel dikgedrukt.

Soms wil je meerdere tabellen op 1 tabblad zetten. Voor de toelichting op de balans wordt dat ook vaak gedaan. Dit kan goed en maakt Reporting niet langzamer in gebruik. Wees hier echter voorzichtig mee. Komt er namelijk boven in het tabblad ergens een regel extra bij, zullen alle bereiken (bijv. A34:D58) moeten worden aangepast. Dit kun je voorkomen door onder elke tabel een aantal extra witregels op te nemen. Elke keer als in een bepaalde tabel een regel extra wordt geplaatst haal je een witregel onder de tabel weg. Dit werkt goed, maar vraag wel even wat extra alertheid.

Lange tabellen (bijv. het Kasstroomoverzicht) kun je beter in Reporting opsplitsen in verschillende tabellen. In Excel kunnen alle waardes prima op één tabblad staan. In Reporting kies je dan bijv. voor 3 tabellen voor de "Operationele activiteiten", "(Des)investeringsactiviteiten" en "Financieringsactiviteiten". Het resultaat is dat de tabellen beter leesbaar zijn, maar dat deze in de PDF ook gemakkelijker over verschillende pagina's kunnen worden geplaatst. Anders wordt de tabel op een bepaalde rij afgebroken en gaat de tabel op de volgende pagina verder.

Excel geeft de mogelijkheid om afbeeldingen in de bestanden te plaatsen. Doe dit niet. Reporting kan hier niet mee omgaan. 

Ook lijkt het aanlokkelijk om alvast grafieken in Excel te maken. Doe dit ook niet. Reporting maakt zelf de grafieken o.b.v. de waardes uit het Excel-bestand. Een grafiek overnemen uit het Excel-bestand kan Reporting niet.

We weten als geen ander hoeveel druk en deadlines er komen kijken bij het maken van het jaarverslag. Onze software helpt je om het hele efficiënter en makkelijker te laten verlopen. Loop je in het proces tegen vragen aan? Schroom niet contact op te nemen met Support.