Begin nu met je jaarverslag over 2023

Wat is dan het probleem? Alle informatie voor het verslag en de jaarrekening heb ik ontvangen. Maar dat is het dan ook. Er zijn geen foto’s, video’s, illustraties of andere content aangeleverd die het verslag net dat beetje extra geven. Ik ga daarom zelf op zoek, maar loop als snel vast. Op de website staan geen nieuwsberichten die ik kan gebruiken. En ook de sociale mediakanalen zijn leeg. Zelfs op Google vind ik niks. Kortom: er is gewoon geen bruikbare content (naast de noodzakelijke informatie).

Om je jaarverslag te verrijken met leuke content, heb je -uiteraard- leuke content nodig. En die content moet je nú al verzamelen. Je kunt niet aan het einde van het jaar met terugwerkende kracht de hoogtepunten vastleggen. Zet dus vanaf vandaag alle bijzondere gebeurtenissen van het jaar in je agenda. En zorg ervoor dat je erbij bent (of iemand stuurt) om foto’s en video’s te maken.

Bekijk ook aan het begin van het jaar wat de organisatiedoelstellingen voor dat jaar zijn en houd bij wat er gedaan wordt om die doelstellingen te behalen. Over die doelstellingen moet je toch rapporteren, dus maak er dan ook direct mooie content bij. 

• Wordt er een cursus aangeboden die aansluit bij een doelstelling? Interview dan een medewerker over hoe de cursus hem of haar geïnspireerd heeft. 
• Heb je vernieuwingen doorgevoerd om het klantcontactcentrum efficiënter te laten werken? Vertel dan door de ogen van een medewerker of klant hoe die efficiëntie is bereikt.
• Ben je als woningcorporatie bezig met het bouwen van nieuwe woningen? Maak dan regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) vanaf dezelfde plek een foto en zet deze in een timelapse. Zo laat je op een originele manier de voortgang van de bouw zien.

Dit zijn een paar voorbeelden van manieren waarop je echt laat zien wat de impact van je organisatie is.

Alle content die je dit jaar verzamelt hoef je natuurlijk niet alleen maar op te sparen voor het jaarverslag. Gebruik het nu alvast op je website en sociale mediakanalen en laat het later terugkomen in je jaarverslag.

Naast het verzamelen van eigen content kun je natuurlijk ook ideeën verzamelen om het jaarverslag nog wat extra’s te geven. Denk aan verrassende elementen die je in een ander jaarverslag tegenkomt, mooie infographics, interessante online toepassingen voor interactieve kaarten of een aansprekend format voor video’s. Werk die ideeën direct uit als je hiervoor gedurende het jaar content moet maken (zoals bijvoorbeeld een videoserie). Of bewaar ze in een gedeelde map zodat je hiernaar kunt kijken zodra je weer met het jaarverslag aan de gang gaat. Kijk dan of je content hebt - of kunt maken - dat bij deze vormen past en gebruik dat in je jaarverslag. 

Tja, waarom niet? Je schrijft je jaarverslag voor al je stakeholders. Niet al je lezers voelen de behoefte om direct de jaarrekening te analyseren. Veel van je lezers willen juist zien hoe je je in het afgelopen jaar voor hen hebt ingezet. Hoe heb je je dienstverlening verbeterd voor je huurders, leerlingen of patiënten? Wat heb je gedaan om een betere werkgever te zijn? En op welke manier ben je bezig geweest om de overlast voor omwonenden te beperken? Verstop het antwoord op vragen als deze niet in een lange tekst. Laat het zien in beeld of met voorbeelden en wees transparant naar al je lezers. Bovendien wordt het maken van een jaarverslag zo veel leuker. 

Dus, alles nog even kort op een rijtje:

1. Leg alle bijzondere gebeurtenissen vast in je agenda.
2. Maak content tijdens/over al deze gebeurtenissen. Houd daarbij de organisatiedoelstellingen (en dus het doel dat hoort bij je content) in het achterhoofd.
3. Verzamel ideeën voor elementen die je jaarverslag aantrekkelijker en interactiever maken.
4. Ga aan de slag met je verzamelde content en ideeën en maak een online jaarverslag waarmee je al je stakeholders op een aantrekkelijke en transparante manier bedient.