Wat staat er in het jaarverslag?

Je schrijft je verslag voor je stakeholders. Wie dat zijn, dat verschilt natuurlijk per organisatie. Maar denk aan onder andere de overheid, je aandeelhouders, (potentiële) investeerders, leveranciers, donateurs, familieleden van cliënten, huurders, journalisten en nog veel meer. In je jaarverslag rapporteer je aan je stakeholders op een transparante manier over de activiteiten en de financiële situatie van je organisatie. De overheid wil bijvoorbeeld weten of de subsidies goed besteed worden. Je investeerders en donateurs willen zien wat er met hun geld gebeurd is. Potentiële investeerders willen bepalen of ze met jou in zee willen gaan. Familieleden van cliënten willen zien wat je gedaan hebt en gaat doen om de meest optimale zorg te leveren. Huurders willen zien waar het geld van de huur(verhoging) naartoe gaat. En journalisten zijn altijd op zoek naar achtergrondinformatie (of een scoop).

Een jaarverslag bestaat uit in ieder geval de jaarrekening en het bestuursverslag. De jaarrekening bestaat uit een balans, winst- en verliesrekening en een kasstroomoverzicht plus een toelichting op alle posten. De basis van de jaarrekening is voor alle organisaties ongeveer gelijk.

Bestuursverslagen kom je in verschillende soorten en maten tegen. Per type organisatie zijn er andere onderwerpen om over te rapporteren. Zijn er dan geen regels? Zeker wel. De Raad voor de Jaarverslaglegging heeft op basis van de wettelijke eisen de volgende lijst samengesteld met onderwerpen die in een bestuursverslag horen:

1. Beleid, gang van zaken en voorgaande verwachtingen

Hier leg je uit welk beleid er in het verslagjaar gevoerd is en wat dit heeft opgeleverd. Tip: gebruik niet alleen tekst, maar maak het visueel met een infographic of KPI-overzicht.

2. Doelstellingen en kernactiviteiten

Beschrijf de doelstellingen van je organisatie, het werkgebied en de kernactiviteiten die daarbij horen.

3. Ondernemingsstructuur en personele bezetting

Vertel hoe de juridische structuur en organisatiestructuur in elkaar zit. Deze informatie helpt de lezer ook om de financiële cijfers te interpreteren. Daarnaast doe je verslag van de ontwikkelingen op het gebied van het personeelsbestand.

4. Financiële ontwikkelingen

In het bestuursverslag geef je een toelichting op de financiële ontwikkelingen van het afgelopen jaar. Hierin verwijs je ook naar de jaarrekening waarin deze informatie verder gespecificeerd wordt.

5. Risico’s en risicobeheersing

Vertel wat de belangrijkste risico’s zijn waar je organisatie mogelijk mee te maken kan krijgen en licht toe welke maatregelen je hiertegen neemt.

Tip: breng de risico’s in beeld met een interactieve risicomatrix.

6. Cultuur en gedrag – soft controls

Hier geef je aan of er maatregelen genomen zijn om de cultuur te beïnvloeden of het gedrag en de motivatie medewerkers te veranderen.

7. Beleid over risicobeheer financiële instrumenten

Dit gaat specifiek over de financiële risico’s die je loopt. Welke zijn dat? En welke maatregelen neem je om toch alle lasten te kunnen betalen en financieel gezond te blijven?

8. Toepassing en naleving gedragscodes

Zijn er gedragscodes die je als organisatie naleeft? Neem dan een link op naar die gedragscode en doe verslag van de naleving hiervan.

9. Onderzoek en ontwikkeling

Houd je je in de organisatie bezig met onderzoek en ontwikkeling en krijg je daar subsidie voor? Dan moet je toelichten hoe je de subsidie besteed hebt en/of gaat besteden. Wees gerust: je hoeft geen informatie vrij te geven die je concurrentiepositie in gevaar kan brengen.

10. Toekomstverwachtingen

Welke ontwikkelingen verwacht je in de komende jaren? Verwacht je te gaan groeien, ga je nieuwe producten lanceren of zorgt bepaalde regelgeving voor veranderingen? Dit jaar beschrijf je je verwachtingen en volgend jaar blik je hierop terug (zie ook punt 1).

11. Overige onderwerpen

Afhankelijk van je type organisatie of de wensen van je stakeholders kunnen er nog andere onderwerpen belangrijk zijn in je jaarverslag. Zo zijn er onder andere aanvullende eisen voor beursgenoteerde bedrijven en zijn er specifieke eisen voor bepaalde branches.

Goed om te weten: dit is een opsomming van de onderwerpen die aan bod moeten komen als ze van toepassing zijn op jouw organisatie. Het is geen hoofdstukindeling. Je hebt zelf de vrijheid om het bestuursverslag naar eigen smaak in te richten, zolang alle vereiste onderdelen maar aan bod komen. Houd bij het maken van je hoofdstukindeling en het beschrijven van de onderwerpen ook je stakeholders/doelgroepen in gedachten. Zorg ervoor dat zij gemakkelijk de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben.

Je weet nu wat er in een jaarverslag moet staan. Nu is het tijd om alle informatie te verzamelen en samen te voegen. Hoe pak je dat aan? Dat lees je in het volgende deel van deze blogserie.