Online jaarverslag maken
In zeven stappen een online jaarverslag samenstellen
Je jaarverslag publiceert alle ins en outs over je organisatie. En dus zijn er veel afdelingen en collega’s betrokken bij het maken van het document. Hoe krijg je de informatie van al die afdelingen en collega’s in een verslag? En dan ook nog eens op tijd? In dit tweede deel van de blogserie ‘Hoe maak je een jaarverslag’ helpen we je stap voor stap op weg.
Stap 1: Stel de hoofdstukindeling vast
In het eerste deel van deze blogserie gaven we je een lijst met onderwerpen die in een bestuursverslag moeten staan. Bepaal welke onderwerpen je samenvoegt in een hoofdstuk en stel dan de hoofdstukindeling vast. Het skelet van je verslag staat nu alvast!
Stap 2: Bepaal wie welke content aanlevert
Nu je de hoofdstukindeling hebt gemaakt, breng je in kaart wie er verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de hoofdstukken. Wie moet welke informatie aanleveren? En moeten zij zelf de desbetreffende hoofdstukken schrijven? Of leveren zij alleen informatie aan waar de tekstschrijver mee aan de slag gaat? Afhankelijk van wie de teksten schrijft, bepaal je de deadline voor het aanleveren van de content door de verschillende collega’s/afdelingen.
Stap 3: Wijs een eindredacteur aan
Als je met een tekstschrijver werkt, dan voert deze waarschijnlijk ook de eindredactie. Schrijven alle collega’s hun eigen hoofdstukken zelf, dan moet iemand deze samenvoegen en redigeren zodat er eenheid in het document komt. Houd hier ook rekening mee in je planning.
Stap 4: Content samenvoegen en opmaken
Wie zorgt ervoor dat het document samengevoegd wordt? Doe je dit zelf of schakel je hiervoor een designer in? En hoe zit het met afbeeldingen, grafieken en het voor- en achterblad? Gebruik je daarvoor materiaal uit jullie beeldbank of moeten er nieuwe designs gemaakt worden? Ook dit verwerk je natuurlijk in je planning.
Let op bij last-minute aanpassingen! Onze ervaring is dat in bijna elk jaarverslag, en dan vooral in de jaarrekening, tot op het laatste moment aanpassingen komen. Heeft je designer de teksten in het verslag gezet, dan zal diegene de laatste aanpassingen zelf moeten verwerken. Maak afspraken met de designer over zijn/haar beschikbaarheid rond de deadlines voor je jaarverslag. Of zorg ervoor dat je de teksten zelf kunt aanpassen.
Stap 5: Bepaal de vorm(en) waarin je het jaarverslag publiceert
Op wat voor manier bied je je jaarverslag aan? Wordt het een online verslag, een pdf of wordt het document gedrukt? Of een combinatie van deze drie? Inventariseer dan wat je nodig hebt voor deze vormen. Wat is er nodig voor de domeinnaam van je online verslag? En hoeveel tijd heeft de drukker nodig voor het drukken van het document?
Stap 6: Inventariseer alle deadlines
Deadlines? Meer dan 1? Ja, bij het maken van een jaarverslag heb je vaak meerdere deadlines. Allereerst is er natuurlijk de datum waarop het verslag gedeponeerd moet worden. Maar daarvoor moeten het bestuursverslag en de jaarrekening ook intern goedgekeurd worden. Maak dus een inventarisatie voor alle interne deadlines. Denk bijvoorbeeld aan:
- accountantscontrole,
- controle door de Raad van Toezicht,
- controle door de Raad van Commissarissen.
Stap 7: Maak een planning
Als je al deze punten/vragen bij langs gaat, kun je een planning opstellen. Daarin zet je alle taken per persoon en alle deadlines. Zo weet je zeker dat je niks mist en het verslag op tijd indient.
Tip: Neem ook ruimte voor uitloop mee in je planning. Zo zorg je ervoor dat je bij onvoorziene omstandigheden toch de deadlines haalt.
Als je de planning klaar hebt, zul je zien dat een beetje jaarverslag al snel 3 tot 6 maanden in beslag neemt. Met zo’n tijdsinvestering wil je dan ook het beste uit het verslag halen. Hoe doe je dat? Dat lees je in het laatste deel van deze blogserie.